Tư vấn thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Địa chỉ trụ sở công ty là thông tin đăng ký bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Khi phát sinh thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Bài viết sau, Hãng luật Thành Danh sẽ trình bày quy trình, hồ sơ, và nghĩa vụ liên quan trên.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

1. Quy định pháp lý về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty 

Trụ sở công ty được quy định tại Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020, theo đó:

• Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam

• Là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp;

• Được xác định theo địa giới đơn vị hành chính;

• Có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính là thông tin bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh. Quy định này mang tính bắt buộc và áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp như công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

2.1 Hồ sơ đăng ký 

Căn cứ tại khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

• Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục, thì phải có thêm văn bản liên quan đến việc ủy quyền. 

2.2. Trình tự thực hiện 

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được thực hiện theo quy trình hành chính thống nhất. Trình tự này áp dụng tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Thời hạn xử lý và quy trình được quy định cụ thể tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. 

Trường hợp nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. 

• Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn trả kết quả, xem xét tính hợp lệ và gửi thông tin đến Cơ quan thuế. Trong 01 ngày làm việc, cơ quan thuế phản hồi về việc doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ liên quan đến thuế.

• Bước 3: Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; nếu chưa hợp lệ, thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp nộp qua mạng điện tử:

• Bước 1: Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai, tải văn bản điện tử, ký số/xác thực và thanh toán lệ phí.

• Bước 2: Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký; nếu gián đoạn, thực hiện xác thực sau khi được cấp đăng ký.

• Bước 3: Sau khi nộp, người nộp nhận giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản cá nhân.

• Bước 4: Trong 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận và thông báo; nếu chưa đủ điều kiện, gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua mạng.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải công khai thông tin thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

3. Những lưu ý về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty 

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty kéo theo nghĩa vụ cập nhật thông tin liên quan. Các nghĩa vụ này phát sinh ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký. Việc không thực hiện đầy đủ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.

Các nghĩa vụ sau thay đổi địa chỉ trụ sở công ty:

• Thông báo đến đối tác, khách hàng;

• Cập nhật điều lệ doanh nghiệp; 

• Điều chỉnh thông tin tại ngân hàng; 

• Thông báo với Cơ quan Bảo hiểm xã hội; 

• Niêm yết công khai tại trụ sở mới….

Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật thuế. Quy trình này cần hoàn thành trước khi đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

4. Dịch vụ tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ trụ sở

Việc có sự hỗ trợ từ luật sư giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro hành chính. Các dịch vụ luật sư bao gồm:

• Tư vấn quy định về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;

• Hướng dẫn chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ đăng ký (giấy đề nghị, nghị quyết, quyết định, văn bản ủy quyền,…);

• Soạn thảo và nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính;

• Đại diện doanh nghiệp làm việc với Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;

• Hỗ trợ thực hiện thủ tục công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

• Tư vấn các nghĩa vụ pháp lý phát sinh sau thay đổi, bao gồm cập nhật điều lệ công ty, thông tin ngân hàng, bảo hiểm xã hội và đối tác liên quan.

5. Kết luận 

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tác động trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, bao gồm nghĩa vụ với cơ quan thuế và Cơ quan đăng ký kinh doanh. Pháp luật đã quy định rõ trình tự, hồ sơ và thời hạn thực hiện, do đó doanh nghiệp cần nắm vững quy định để đảm bảo tuân thủ. Khi có biến động về trụ sở, việc thực hiện đúng thủ tục kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và duy trì hoạt động liên tục.